El comienzo de los eventos y la organización no hay un año
exacto ni donde comenzó; pero los primeros eventos aparecen con los romanos y
los griegos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento
registrado para el bienestar social de la gente y los romanos cuando les
conquistaron, salieron las ideas para otros eventos como los circos romanos.
La organización de eventos es el proceso de diseño,
planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas,
convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.
Algunas de las tareas que incluye la
organización de un evento, es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la
selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la
tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de todos los servicios: de transporte, gastronómicos,
musicales, decorativos, la coordinación logística integral, entre otros.
Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de
la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la
acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o
conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual,
entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y
de evacuación, servicios médicos y limpieza.
La organización de eventos es un campo de estudio
relativamente nuevo. Existen diferentes instituciones, en algunos casos universitarios,
que capacitan y entrenan a los futuros profesionales en la materia, tanto en
aspectos teóricos como técnicos.
El Organizador del Evento, deber ser una persona que reúna determinadas
características, Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con
una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social. Debe ser metódico,
pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor,
conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación.
Tener habilidad para percibir con detalle todos
los elementos económicos, políticos, sociales, que intervengan en la
realización del evento. Asimismo ser consciente de la inversión de tiempo,
dinero y recursos humanos que hace la empresa; ser positivo y responsable,
respetado por sus superiores y subalternos por sus conocimientos.
